ขั้นตอนการดำเนินการประชุมสภานักเรียน

ขั้นตอนการดำเนินการประชุม

9-9-2559-14-30-349-9-2559-14-28-41

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งที่ประชุมทราบ
เมื่อประธานกล่าวเปิดประชุมแล้วหากไม่มีเรื่องแจ้งเพื่อทราบก็เขียนว่า “ไม่มี” ระเบียบวาระที่ 1 นี้ ไม่ต้องมีการ “ลงมติ ” เพราะไม่ใช่เรื่องพิจารณาแต่อาจมี “ข้อสังเกต” ได้ ระเบียบวาระนี้ จะลงท้่ายว่า “ที่ประชุมรับทราบ” ที่ประชุมบางแห่งใช้คำว่า “เรื่องแจ้งเพื่อทราบ” ซึ่งไม่ชัดเจนว่าผู้ใดแจ้ง บางแห่งนำระเบียบวาระที่ 3 มารวมด้วย คือ กรรมการต่าง ๆ แจ้งหรือรายงานที่ประชุมด้วย ซึ่งอาจทำให้สับสน ฉะนั้น หากเป็นการประชุมที่สำคัญควรแยกระเบียบวาระที่ 1 ให้ประธาน เป็นผู้แจ้ง
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
ประธานจะเป็นผู้เสนอให้ที่ประชุมพิจารณารายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา หรือประธานมอบหมายให้เลขานุการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ โดยอาจให้พิจารณาทีละหน้า ในกรณีที่มิได้แจกล่วงหน้า หรือรวดยอดทั้งฉบับในกรณีที่แจกล่วงหน้าแล้ว หากมีผู้เสนอแก้ไข เลขานุการจะต้องบันทึกข้อความที่แก้ไขใหม่อย่างละเอียด และข้อความใหม่จะต้องปรากฏในรายงานการประชุมครั้งใหม่ด้วย ระเบียบวาระนี้จะลงท้ายว่า “ที่ประชุมพิจารณาแล้วรับรองรายงานการประชุมครั้งที่………โดยไม่มีการแก้ไข (หรือ มีการแก้ไข)” การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี
1) รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
2) รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงาน การประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
3) รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือ มีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นนานมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาที่กำหนด
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องเสนอที่ประชุมทราบ
บางแห่งใช้คำว่า “เรื่องสืบเนื่อง” คือ สืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว เป็นการรายงานผลการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายในการประชุมครั้งก่อนๆ แต่การใช้คำว่า “เรื่องสืบเนื่อง” อาจทำให้เกิดความผิดพลาด โดยมีการนำเรื่องที่เลื่อนจากการพิจารณาครั้งก่อนมาพิจารณาและลงมติในระเบียบวาระนี้ทำให้สับสนกับระเบียบวาระที่ 4 ซึ่งเป็นเรื่องพิจารณา โดยเฉพาะในการประชุม ส่วนใหญ่ ระเบียบวาระที่ 3 เป็นเรื่องที่ผู้เข้าประชุมจะรายงานผลงานหรือเรื่องราวสำคัญในหน่วยงานของตน ที่ประชุมเพียงแต่ “รับทราบ” หรือ “มีข้อสังเกต” เช่นเดียวกับระเบียบวาระที่ 1
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอที่ประชุมพิจารณา
ระเบียบวาระนี้เป็นหัวใจของการประชุม เลขานุการจะต้องส่งข้อมูลประกอบการพิจารณาให้คณะกรรมการได้ศึกษาล่วงหน้า หากข้อมูลมากจะต้องสรุปสาระสำคัญ ให้คณะกรรมการอ่านด้วย หัวข้อต่าง ๆ ที่จะนำมาพิจารณาจะต้องตั้งชื่อเรื่องให้กระชับ ชัดเจนทุกเรื่อง เมื่อผู้เกี่ยวข้องอ่านก็จะทราบทันทีว่าเป็นเรื่องใด ทำให้ประหยัดเวลาอ่าน และในที่ประชุมก็อภิปรายได้ตรงประเด็น ตัวอย่างการตั้งชื่อเรื่อง เช่น
1) การจัดสรรทุนการศึกษาแก่บุตรข้าราชการ
2) การจัดงานในวันคล้ายวันสถาปนากระทรวงศึกษาธิการ
ระเบียบวาระที่ 4 เป็นเรื่องที่เสนอที่ประชุมพิจารณา และจะลงท้ายด้วยมติที่ประชุม เช่น “ที่ประชุมมีมติอนุมัติ ตามเสนอ” หรือ “ที่ประชุมพิจารณาแล้วมีมติดังนี้ 1…2…3…” หรือที่ประชุมมีมติเห็นชอบมติที่ประชุมจะต้องกระชับหรือชัดเจนว่า อนุมัติหรือไม่ มอบหมายให้ใคร ทำอะไร ให้แล้วเสร็จเมื่อไร อย่างไร เป็นต้น
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
ระเบียบวาระนี้อาจจะเป็นเรื่องเร่งด่วนที่มิได้แจ้งล่วงหน้า มิได้บรรจุไว้ในระเบียบวาระที่ 4 ประธานอาจนำมาพิจารณาในระเบียบวาระที่ 5 หรืออาจเป็นเรื่องเสนอเพิ่มเติมที่ไม่มีการลงมติก็ได้ ภาษาพูดเรียกว่า “วาระจร”

แนวทางการประชุมสภานักเรียน มีขั้นตอนและกระบวนการ ดังนี้
1. ก่อนดำเนินการประชุม
1) การจัดเตรียมสถานที่ประชุม
2) การจัดเตรียมระเบียบวาระการประชุม/เอกสารที่เกี่ยวข้อง
3) การเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม
2. ระหว่างดำเนินการประชุม
1) ถ้ามีโต๊ะหมู่บูชา สภานักเรียนควรปฏิบัติอย่างไร
2) ถ้าไม่มีโต๊ะหมู่บูชา สภานักเรียนควรปฏิบัติอย่างไร
3) การทำหน้าที่ของประธานสภานักเรียน
4) การทำหน้าที่ของเลขานุการ
5) การทำหน้าที่ของสมาชิก
6) การเริ่มต้นการประชุม ประธานตรวจสอบความพร้อมและองค์ประชุม เปิดการประชุมโดยเริ่มต้นในระเบียบวาระที่ 1 หรือ เกริ่นนำแล้วมอบให้รองประธาน หรือกรณีประธานไม่อยู่ในที่ประชุม ให้เลือกผู้ทำหน้าที่เป็นประธาน ในครั้งนี้ เพื่อดำเนินการประชุมตามวาระการประชุม
7) ระเบียบวาระที่ 2 ประธานจะดำเนินการเอง หรือมอบหมายให้เป็นหน้าที่ของเลขานุการ เป็นคนดำเนินการก้ได้ แต่ในขั้นตอนที่ให้ที่ประชุมพิจารณาแล้วรับรองรายงานการประชุม ต้องเป็นหน้าที่ของประธาน
8) ประธานหรือผู้ที่ทำหน้าที่ประธาน ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุมที่กำหนด
9) การจดบันทึกการประชุม เป็นหน้าที่ของเลขานุการ/ผู้ช่วยเลขานุการโดยตรง ให้สังเกตว่า สมาชิกมีการจดบันทึกการประชุมหรือไม่หากไม่จด ควรเสนอแนะให้สมาชิกจดบันทึก เพื่อเป็นการทบทวนบทบาทหน้าที่ของตนเองหรืองานที่ได้รับมอบหมาย
10) ประธานควบคุมการประชุมให้ดำเนินไปตามวาระการประชุม ต้องสามารถสรุปประเด็นจากการประชุม และหยุดข้อโต้แย้งในที่ประชุม และที่สำคัญทุกครั้งที่มีการลงมติในที่ประชุม ต้องเป็นบทบาทของประธานเท่านั้น เรื่องบางเรื่องไม่จำเป็นต้องลงมติก็ได้ หากสมาชิกในที่ประชุมทุกคนเห็นชอบ เมื่อมีข้อขัดแย้งจึงขอมติในที่ประชุม
11) สมาชิกแสดงความคิดเห็น ต้องเคารพสิทธิ์และให้เกียรติในที่ประชุมโดยการยกมือ ประธาน อนุญาตให้พูดจึงพูดได้ แนะนำตัว ตำแหน่ง แล้วจึงพูด
3. การลงมติในที่ประชุม เป็นบทบาทหน้าที่ของประธานต้องดำเนินการ ดังนี้
1) ประธานเปิดโอกาสให้สมาชิกทุกคนได้อภิปรายเสนอ ความคิดเห็นโดยเสมอภาคตามประเด็นที่เสนอที่ประชุม
2) ประธานสรุปประเด็นว่าใครเสนออะไรในที่ประชุม แล้วจึงถามความเห็นในที่ประชุม และสรุปผลเป็นเรื่อง ๆ ไปในคราวเดียว
4. เมื่อจบการประชุม
1) เมื่อประธานสอบถามความคิดเห็นประเด็นอื่น ๆ ในที่ประชุมเพิ่มเติมก่อนมอบหมายเลขานุการ สรุปรายงานการประุชุม ปิดการประชุม
2) เมื่อจบการประชุมแล้ว ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนลักษณะเดียวกับการเริ่มต้นการประชุม
3) นำรายงานการประชุมเสนอผู้บริหารสถานศึกษาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาโดยผ่านครูที่ปรึกษา
4) จัดเอกสารรายงานการประชุมเพื่อนำเสนอให้ที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมในการประชุมคณะกรรมการสภานักเรียนครั้งต่อไป

ที่มา: คู่มือแนวทางการปฏิบัติงานกิจกรรมสภานักเรียน สำนักพัฒนากิจกรรมนักเรียน สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน